بار آخری که برای مصاحبه ی شغلی مراجعه کردم ،مسئول بخش پذیرش از من خواست تا درخواستم رو به صورت رسمی بنویسم و ارائه بدم، اما با توجه به اینکه قبل از این ، نامه اداری ننوشته بودم با اصول و قواعد آن آشنا نبودم و درخواستی دست و پا شکسته نوشتم که باعث شد مورد ملامت مسئول اون قسمت قرار بگیرم.
این حداقل کاری هست که انتظار میره هر کسی از عهدش بر بیاد. به همین خاطر تصمیم گرفتم تا مطالعه ای در این زمینه داشته باشم و از برداشت ها و چیز هایی که یاد گرفتم مقاله ای کاربردی که خسته کننده هم نباشه خوندنش ، براتون بنویسم.
در پایان هم چند نمونه نامه ی اداری را ضمیمه می کنم که اگر حوصله اش را داشتید آن ها را هم مطالعه کنید .
۱٫چگونه شروع کنیم ؟
اولین مسئله که باید بهش توجه کنیم در نامه های اداره ، چگونه آغاز کردن نامه می باشد. برای شروع باید با نام خدا نامه را شروع کنید . در نامه های اداری بهتر است از بسمه تعالی استفاده کنید زیرا علاوه بر رسمیت این عبارت ، به صورت مستقیم نام خدا را ذکر نکردید. پس از بسمه تعالی در خط بعدی نام فرد مورد خطاب را ذکر کنید (جناب آقای… /سرکار خانم …) و بعد از نام شخص مورد نظر ، سمت او را درج کنید . به مثال زیر توجه کنید :
| مثال |
|---|
بسمه تعالی جناب آقای………/ سرکار خانم………. مدیر محترم……../ریاست محترم………
|
اگر نام شخص مورد خطاب را نمی دانید می توانید به ذکر سمت او بسنده کنید.سپس موضوع نامه را بیان می کنید . توجه داشته باشید موضوع باید رسا و گویا باشد نه چندان بلند که در محل جای نگیرد و نه چندان کوتاه که فهم نامه را دچار مشکل سازد. پس از آن با ذکر یکی از موارد زیر می توانید وارد قسمت اصلی و یا بدنه ی نامه بشوید :
- باسلام
- باسلام و اخترام
- با احترام
- احتراما
| مثال |
|---|
بسمه تعالی جناب آقای………/ سرکار خانم………. مدیر محترم……../ریاست محترم……… موضوع : درخواست وام / ارسال کتاب / شرکت در همایش با سلام و احترام |
۲٫متن اصلی یا بدنه ی نامه
در این قسمت شما در خواست خود را در کمال ادب و احترام بدون اضافه گویی و تعارف بیان می کنید . درخواستتان رو طوری بیان کنید که به راحتی قابل درک باشد . اصول نگراشی مانند نقطه ، ویرگول و… را رعایت کنید . دقت کنید که غلط املایی ناشته باشید . شما می توانید برای فهم بیشتر مخاطب نامه را به چند پاراگراف تقسیم کنید.
در بسیاری از نامه که برای در خواست شخصی مطرح می شود شما در پاراگراف اتدایی خود را با توجه به سمت و جایگاهتان و اطلاعات شخصی تان معرفی می کنید .
| مثال |
|---|
| بدین‌وسیله اینجانب …………….. به شماره ملی …………….. دارای مدرک کارشناسی مدیریت بازرگانی و گواهی آموزشی …………….. از دانشگاه علمی-کاربردی و متصدی از شرکت …………….. و سابقه …………….. سال فعالیت رسمی با …………….. دارای دو مقاله داخلی و خارجی (که به پیوست تقدیم می‌گردد) تمایل دارم… |
سپس می توانید در خواست خودتان را با خلاقیت خودتان و کمال احترام اما بدون تعارف بیان کنید .از عبارات و ادبیات متقاعد کننده در نامه ی تان استفاده کنید . دقت کنید درخواستتان کاملا روشن و واضح باشد و جای هیچ سوالی را برای مخاطبتان باقی نماند .
اگر می خواهید چند درخواست را در نامه خود ذکر کنید ، می توانید از بنده ها استفاده کنید و آن ها را ازهم جدا کنید.
نکته ی مهم دیگری که نباید از آن غافل شد ، استفاده از کاغذ مناسب برای نوشتن نامه اداری می باشد. علاوه بر جنس کاغذ ، اندازه ی کاغذ هم بسیار مهم است . علاوه بر میزان محتوای نامه ی خودتان ، فضایی را هم برای دستور ها و ارجاع دادن مقامی که نامه را برای آن می نویسید، در نظر بگیرید.
بهتر است بخوانید : چگونه حرفه ای رزومه کاری بنویسیم؟
۳٫انتهای یک نامه اداری
پس از آنکه در خواستتان را بیان کردید ، نوبت به پایان دادن به نامه تان می رسد. پس از متن نامه می توانید از مشتقات زیر برای تشکرهای لازم استفاده کنید .
- با احترام….
- به امید همکاری های بیشتر
- دستور مساعد شما راه گشای مشکل خواهد بود
- از حسن نیت شما سپاسگزارم
- با آرزوی توفیق جناب عالی
- بانهایت تشکر
- و…
برای اینکه شخص مورد خطاب بداند چه کسی نامه را ارسال کرده و هویت خود را تایید کنید در پایین سمت چپ، نام و نام خانوادگی خود را ذکر می کنید و سپس امضا و در صورت نیاز اثر انگشت خود را درج می کنید.
