برنامه‌ریزی کردن برای انجام به موقع کارها بسیار مهم است اما مهم‌تر از برنامه‌ریزی کردن، پایبندی به برنامه‌ریزی است. حتما برای شما هم پیش آمده که برای زمان خود برنامه‌ریزی کرده‌اید ولی نتوانسته‌اید به آن پایبند باشید. اگر این مشکل، زیاد برای شما پیش می‌آید باید در مورد روش‌های برنامه‌ریزی خود تجدیدنظر کنید و راهکارهایی برای پایبندی به برنامه‌ریزی یاد بگیرید. در ادامه با دیجی‌کالا مگ همراه باشید تا در مورد روش‌های پایبندی به برنامه‌ریزی بیشتر بخوانید.
چرا برنامه‌ریزی کردن اهمیت دارد؟
در دنیای امروزی که مشغله‌های زیاد و کارهای متعددی برای انجام دادن داریم، برنامه‌ریزی کردن ضروری است. بسیاری از افراد هم‌زمان با کار مشغول به تحصیل هستند یا مادران شاغل، هم‌زمان با کار باید برخی از وظایف منزل و وظایف مادری را هم انجام دهند.
برنامه‌ریزی کردن کمک می‌کند تا از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و وقت تلف‌شده نداشته باشید. اگر به درستی برنامه‌ریزی نکنیم نمی‌توانیم وقت‌های مرده را پیدا کنیم و خیلی زود ممکن است بیشتر وقت خود را صرف کارهای غیرضروری کنیم، بدون اینکه متوجه آن باشیم.
اگر می‌خواهید یک زندگی همراه با بهره‌وری داشته باشید و اوقات تلف‌شده را به حداقل برسانید، باید اصول برنامه‌ریزی کردن را یاد بگیرید. وقتی برنامه دارید، صبح که از خواب بیدار می‌شوید دقیقا می‌دانید که تا انتهای روز چه کارهایی برای انجام دادن دارید و چه زمان‌هایی را می‌توانید به استراحت و تفریح اختصاص دهید.
بیشتر بخوانید: چگونه می‌توان نگرش خود را بهبود بخشید و به اهداف خود رسید
برای برنامه‌ریزی درست ابتدا باید کارهای ضروری خود را روی برگه یادداشت کنید. سپس کارهایی که باید در طول یک روز انجام دهید، اولویت‌بندی کنید. در برنامهریزیهای خود حتما باید وقتی برای استراحت و تفریح در نظر بگیرید.
بعد از اولویت‌بندی کارها برای هر کدام زمانی که مناسب است اختصاص دهید. هم مدت‌زمان انجام کار را مشخص کنید و هم ساعتی از روز که باید به آن اختصاص دهید. در برنامه‌ریزی خود باید کمی هم انعطاف‌پذیری داشته باشید تا در صورت وقوع اتفاقات غیرمنتظره، مشکلی برای پایبندی به برنامه ایجاد نشود.
چرا باید به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟
بیشتر افراد زمانی که تصمیم می‌گیرند نظم و سامانی به زندگی خود بدهند، کاغذ و قلم برمی‌دارند و کارهای خود را یادداشت می‌کنند. سپس برای هر کاری که دارند، زمانی را در نظر می‌گیرند. این برنامه‌ریزی کمک می‌کند که بدانید چه کارهایی برای انجام دادن و چقدر زمان برای هر کار دارید.
اما بسیاری از کسانی که برنامه‌ریزی می‌کنند فقط تا مرحله‌ی نوشتن برنامه‌ی خود پیش می‌روند و موقع عمل کردن به برنامه که می‌شود، با مشکل مواجه می‌شوند. پایبندی به برنامه‌ریزی از خود برنامه‌ریزی کردن اهمیت بیشتری دارد.
دلایل مختلفی باعث می‌شود که نتوانید به برنامه‌ی خود پایبند باشید و کارهای شما ناتمام و انجام‌نشده باقی بمانند. یکی از این دلایل، این است که از ابتدا موقع برنامه‌ریزی کردن، واقع‌بین نیستید. مثلا زمان کمی برای هر کار در نظر می‌گیرید یا وقتی برای تفریح و استراحت نمی‌‌گذارید.
اگر شما هم از این دسته افراد هستید که با پایبندی به برنامه‌ریزی مشکل دارند، از راهکارهای زیر برای اصلاح این عادت استفاده کنید. بسیاری از دلایلی که باعث می‌شوند نتوانیم به یک برنامه‌ریزی پایبند باشیم، ناشی از برنامه‌ریزی نادرست است.
راهکارهای پایبندی به برنامه‌ریزی
برای اینکه به برنامهریزیهای خود پایبند باشید و به اهداف خود برسید، این ۶ راهکار را امتحان کنید.
۱. از شروع کردن نترسید
ممکن است تابه‌حال در زندگی خود برنامه‌ریزی نکرده باشید یا از آن دسته افرادی باشید که برنامه‌ریزی می‌کنند اما نمی‌توانند به آن پایبند باشند. برای اینکه بتوانید در برنامه‌ریزی کردن موفق باشید و کارهای خود را طبق همان برنامه انجام دهید، نکاتی که وجود دارد که باید در نظر بکیرید.
مثل بسیاری از کارها، در برنامه‌ریزی کردن و پاینبدی به آن، مهم‌ترین قسمت، شروع کردن کار است. شروع کردن یک کار و عادت کردن به آن، سخت‌ترین قسمت ماجرا است. برای اینکه بتوانید به برنامه‌ریزی کردن و کار کردن مطابق برنامه عادت کنید باید برای خودتان انگیزه ایجاد کنید.
برای ایجاد انگیزه می‌توانید به جنبه‌های مثبت برنامه‌ریزی کردن و پایبندی به آن فکر کنید. مثلا اگر همه چیز طبق برنامه پیش برود شما فرصت کافی دارید تا به کلاس آموزشی مورد علاقه‌ی خود بپردازید یا برنامه‌ی تلویزیونی مورد علاقه‌ی خود را ببینید.
بیشتر بخوانید: ۵ نکته برای داشتن انگیزه در هنگام خستگی
یکی دیگر از روش‌هایی که می‌توانید برای ایجاد انگیزه از آن استفاده کنید این است که برای پایبندی خود به برنامه، یک جایزه در نظر بگیرید. مثلا اگر امروز توانستید طبق برنامه پیش بروید، در انتهای روز آن خوراکی خوشمزه که هوس کردید برای خودتان بخرید یا چیزی که همیشه دوست داشتید بخرید، به خودتان هدیه دهید. اگر طبق برنامه پیش نرفتید باید از این هدیه‌ها محروم شوید.
نکته‌ی دیگری که باید بدانید این است که ایجاد هر عادت جدید در افراد معمولا بین ۳ هفته تا ۶۶ روز طول می‌کشد. یعنی زمانی که برنامه‌ریزی می‌کنید، باید به خودتان مدتی را زمان بدهید تا کاملا به آن عادت کنید. در این مدت که به برنامه‌ی جدید عادت می‌کنید می‌توانید متناسب با تجربه‌ی خود، تغییراتی در برنامه ایجاد کنید که پایبندی به آن را برایتان دلپذیرتر می‌کند.
مثلا ممکن است بعد از چند روز متوجه شوید که زمان استراحت کمی برای خودتان در نظر گرفته‌اید و بیشتر اوقات خسته‌اید. اگر اولین برنامه‌ای که نوشته‌اید برایتان مناسب نبود، ناامید نشوید و آن را تغییر دهید تا به برنامه‌ریزی مطلوب دست پیدا کنید.
در نهایت، حتما از یک پلنر یا دفتر برنامه‌ریزی خوب برای این کار استفاده کنید. این دفتر برنامه‌ریزی می‌تواند یک دفتر فیزیکی باشد یا یک اپلیکیشن موبایل. فرقی نمی‌کند که از کدام استفاده می‌کنید. تنها نکته‌ی مهم این است که حتما برنامه‌ی خود را جایی ثبت کنید تا جلوی چشم شما باشد.
۲. تمام برنامه‌های خود را ادغام کنید
معمولا بسیاری از افراد چندین منبع برای برنامه‌ریزی کردن دارند. مثلا، هم پلنر روزانه دارند، هم یک تقویم بزرگ برای برنامه‌ریزی ماهانه و هم یک تقویم آنلاین که رویدادهای نزدیک را به آن‌ها یادآوری می‌کند. این روش درست نیست و شما باید تمام کارهایی که در طول روز یا در طول ماه دارید، در یک جا جمع‌آوری و مرتب کنید.
وقتی برنامهریزیهای جداگانه و پراکنده دارید، این احتمال وجود دارد که برای هر کار، زمانی کافی در نظر نگیرید. یا بعضی روزها سرتان به‌قدری شلوغ شود که نتوانید تمام کارها را به‌موقع انجام دهید.
بیشتر بخوانید: چگونه می‌توان مانند افراد موفق فکر کرد
برای اجتناب از این مشکل سعی کنید از یک تقویم، یا یک اپلیکیشن برای برنامه‌ریزی همه‌ی کارهای خود استفاده کنید. امروزه اپلیکیشن‌های زیادی برای این کار طراحی شده‌اند. در این اپلیکیشن‌ها می‌توانید تمام کارهایی که در طول روز دارید حتی کارهای شخصی را دسته‌بندی کنید. حتی رویدادها و قرار ملاقات‌ها را هم می‌توانید در تقویم این اپلیکیشن‌ها اضافه کنید و زنگ هشدار آن را فعال کنید.
با جمع کردن تمام کارهای خود در یک تقویم یا پلنر، از فراموش شدن بعضی از آن‌ها جلوگیری می‌کنید. همچنین لازم نیست که دائم به اپلیکیشن‌ها و برنامه‌ها و تقویم‌های مختلف مراجعه کنید تا بفهمید که امروز باید چه کاری انجام دهید.
علاه‌بر‌این، اینکه در یک نگاه بدانید کل کارهایی که باید انجام دهید چقدر است، به شما حس بهتری برای انجام دادن و تمام کردن آن‌ها می‌دهد. همچنین، بهتر می‌توانید زمانی خالی و وقت برای استراحت و تفریح خود پیدا کنید.
۳. برای کارهای ضروری زمان ثابت مشخص کنید
در برنامه‌ریزی خود برای کارهای ضروری زمان ثابت و مشخصی در نظر بگیرید. کارهایی مثل قرار ملاقات با دیگران، وقت مراجعه به پزشک و… از جمله کارهایی هستند که زمان ثابت و غیرقابل‌تغییر دارند. این کارها را نمی‌توانید به‌خاطر انجام چیزهای دیگر، جابه‌جا کنید.
در طول روز ممکن است کارهایی مثل دور زدن در شبکه‌های اجتماعی، مرتب کردن لباس‌ها، چک کردن ایمیل‌ها و کارهای مشابه دیگر باعث شود که کارهای ثبت شده در برنامه‌ریزی خود را به تاخیر بیاندازید. این کارها شاید در ابتدا کوتاه به نظر برسند و ضرری برای برنامه‌ی شما نداشته باشند اما خیلی زود متوجه می‌شوید که ساعت‌ها وقت شما را می‌گیرند.
وقتی برای کارهای ثابت در برنامه‌ریزی خود زمانی مشخص می‌کنید حتما زمانی برای کارهای مرتبط با آن هم در نظر بگیرید. مثلا قرار ملاقات با یک دوست فقط به همان دو ساعت ملاقات شما محدود نمی‌شود. باید خودتان را به محل قرار برسانید یا اینکه قبل از رفتن دوش بگیرید. در واقع هر کاری که در برنامه‌ی خود می‌گنجانید حتما قبل و بعد از آن، زمانی‌های دیگر برای رفت‌وآمد، آماده شدن و… را هم در نظر داشته باشید.
علاوه بر این، بعد از کارهایی مثل بیرون رفتن و قرار ملاقات، حتما زمانی را برای بازگشت به خانه و کمی استراحت در نظر بگیرید. کارهای خود را پشت سر هم در برنامه نگنجانید و بین آن‌ها فرصتی برای استراحت و تغییر حال‌وهوای خود تعیین کنید. در ضمن باید در نظر داشته باشید که کارهایی مثل قرار ملاقات، ممکن است بیشتر از آن‌چه که انتظار دارید طول بکشند.
۴. هر بار روی یک کار تمرکز کنید
بسیاری از افراد تمایل دارند که وسط انجام کارهای خود، یک دور کوچک در اینستاگرام بزنند یا نیم‌نگاهی به صفحه نمایش همکار خود داشته باشند. در این مواقع شاید احساس می‌کنید که مغز شما به کمی استراحت نیاز دارد. بعدا در مورد در نظر گرفتن زمان برای استراحت بین کارها صحبت می‌کنیم اما در این مرحله لازم است بدانید که بهتر است در آن واحد، فقط روی یک کار تمرکز کنید و تمام توجه خود را معطوف کاری کنید که در حال انجام آن هستید.
تمرکز کردن روی یک کار باعث می‌شود که آن را زودتر و بهتر به پایان ببرید. کارهایی که باعث اخلال در انجام کار می‌شوند می‌توانند به اندازه‌ای مخرب باشند که ناگهان بعد از یک ساعت متوجه شوید که وقت زیادی را برای آن اختصاص داده‌اید و وقت کارهای دیگر را هم از دست داده‌اید.
البته اخیرا در مورد چندوظیفگی یا انجام چند کار به‌طور هم‌زمان زیاد صحبت می‌شود. برخی فکر می‌کنند که این کار به‌خصوص برای افرادی که حسابی سرشان شلوغ است، نقطه‌ی قوت محسوب می‌شود اما می‌تواند بهره‌وری شما را تا حد زیادی کاهش دهد.
وقتی هم‌زمان چند کار مختلف را انجام می‌دهید، هر بخش از مغز شما روی یک کار تمرکز دارد. در نتیجه برای انجام کارها، از تمام ظرفیت و توانایی خود استفاده نمی‌‌کنید. در این شرایط، احتمال اشتباه کردن بیشتر می‌شود.
بیشتر بخوانید: چگونه می‌توان در زندگی خود به دنبال هدفی بیشتر بود
شاید فکر کنید که با انجام چند کار به‌طور هم‌زمان، مقدار زیادی در وقت خود صرفه‌جویی می‌کنید و وقت بیشتری برای کارهای دیگر دارید. اما باید ببینید این صرفه‌جویی در وقت به چه قیمتی تمام می‌شود؟ تحقیقات نشان داده است تغییر جهت دادن بین کارها و پروژه‌های مختلف، می‌تواند بهره‌وری افراد را تا ۴۰ درصد کاهش دهد.
به جای انجام چند کار هم زمان، ابتدا اولویت‌های خود را مشخص کنید. بیشترین تمرکز و توان خود را روی کارهای مهم‌تر بگذارید. نکته‌ی اصلی در مدیریت زمان هم این است که از وقت خود به بهترین شکل استفاده کنید تا کارهای مهم را با موفقیت به پایان ببرید نه لزوما در کمترین زمان ممکن.
۵. برای استراحت برنامه‌ریز کنید
وقتی به‌طور کامل و صددرصد روی یک موضوع تمرکز می‌کنید، لازم است که بین کارهای خود حتما وقتی برای استراحت و تفریح در نظر بگیرید. یکی از تکنیک‌هایی که می‌توانید برای این منظور استفاده کنید، استفده از تکنیک پومودورو است.
در این تکنیک شما ۲۵ دقیقه را کاملا متمرکز روی یک موضوع وقت می‌گذارید و بعد ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. در ۲۵ دقیقه‌ای که روی کار خود تمرکز می‌کنید باید به تمام مزاحمت‌های اطراف بی‌توجه باشید یعنی نوتیفیکشن گوشی، رسیدن ایمیل جدید و… نباید حواستان را پرت کند. اگر می‌توانید در این مدت، گوشی را از دسترس خود دور کنید.
وقتی از این تکنیک برای انجام کارهای خود استفاده می‌کنید، باید به خاطر داشته باشید که استراحت کردن هم بخش اجباری این تکنیک است. حتما باید بین زمان‌های خود، ۵ دقیقه استراحت را در نظر بگیرید و آن را حذف نکنید. البته در این تکنیک می‌توانید زمان را متناسب با نیاز خود تغییر دهید اما تکنیک اصلی همین ۲۵ دقیقه کار متمرکز و ۵ دقیقه استراحت است.
در این زمان کوتاه برای استراحت می‌توانید آب بنوشید، کمی حرکات کششی انجام دهید. پنجره را باز کنید و هوای تازه تنفس کنید تا برای یک ۲۵ دقیقه‌ی دیگر آماده شوید.
بعد از ۴ پومودورو یا محدوده‌ی زمانی ۲۵ دقیقه، یک استراحت بلندتر ۱۵ دقیقه‌ای دارید. در این ۱۵ دقیقه می‌توانید کارهایی مثل سر زدن به شبکه‌های اجتماعی را انجام دهید یا چیزی بخورید.
۶. در برنامه‌ریزی کردن واقع‌بین باشید
این نکته را باید قبل از شروع برنامه‌ریزی در نظر بگیرید. شما خودتان را بهتر از هر کسی دیگری می‌شناسید. برنامه‌ریزی دیگران لزوما برای شما مناسب نیست و برنامه‌ی شما هم برای دیگران تاثیری ندارد.
هر کسی باید برنامه‌ریزی خود را مطابق با کارها و وظایف طول روز و توانایی خود در انجام کارها تنظیم کند. ارزش‌های شخصی و اولویت‌های شما، روی فعالیت‌های روزمره‌تان تاثیرگذار هستند.
شاید زیاد در شبکه‌های اجتماعی دیده باشید که برنامه‌ی روزانه‌ی افراد موفق را به اشتراک می‌گذارند. باید در نظر داشته باشید که تکرار کردن آن برنامه برای شما، لزوما به موفقیت‌تان منجر نمی‌شود. شما باید متناسب با اهداف و سبک زندگی خود، یک برنامه‌ریزی شخصی داشته باشید.
در برنامه‌ریزی خود باید واقع‌بین باشید. مثلا سرعت انجام کارهایتان را در نظر بگیرید و از خودتان توقع نداشته باشید که کاری را زودتر از حد معمول انجام دهید در حالی‌که اصلا در توان شما نیست. برای هر کاری به اندازه‌ی نیازتان وقت بگذارید. برنامه‌ی روزانه‌ی خود را پر از وظایف و کارهای سنگین و مهم نکنید و حتما زمانی را برای استراحت و تفریح در نظر بگیرید.
بیشتر بخوانید: ۵ دلیل برای بزرگداشت موفقیت دیگران
دقت کنید که برنامه‌ریزی شما وحی منزل نیست. باید در نوشتن آن انعطاف داشته باشید تا بتوانید حوادث غیرمنتظره و کارهایی که بدون برنامه‌ریزی اضافه می‌شوند در آن بگنجانید. در نهایت باید بدانید که پایبند نبودن به برنامه تا زمانی که مشکل بزرگی در وظایف روزانه‌ی شما ایجاد نکند، اشکالی ندارد و نباید باعث ناامیدی شما شود.
برای همه‌ی ما اتفاق می‌افتد که گاهی تنبلی کنیم یا غرق در دنیای جذاب شبکه‌های اجتماعی شویم. کاری که باید انجام دهید این است که از تجربه‌های خود درس بگیرید و تلاش کنید تا دفعه‌ی بعد، برای پایبندی به برنامه‌ریزی بیشتر تلاش کنید و تسلیم کارهای بیهوده نشوید.
جمع‌بندی
برای اینکه به اهداف خود برسید و بهره‌وری بیشتری در زندگی روزمره داشته باشید، باید برای انجام کارهای خود برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ریزی کردن کار سختی است و زمان زیادی می‌خواهد. در ابتدا ممکن است نتوانید به آن پایبند باشید اما با ایجاد تغییرات کوچک، می‌توانید کم‌کم آن را اصلاح کنید تا واقع‌بینانه‌تر شود.
تلاش نکنید تا برنامه‌ای را که برای شما مناسب نیست، حتما اجرا کنید. گاهی لازم است که برنامه را تغییر دهید تا قابل انجام باشد. برنامه‌ای که برای دیگران مفید بوده، ممکن است اصلا برای شما مناسب نباشد و از پس آن برنیایید.
در نهایت با انجام کارهایی مثل استفاده از تکنیک پومودورو، نوشتن برنامه‌ی واقع‌بینانه و در نظر گرفتن مشوق‌هایی برای انجام به‌موقع کارها، تلاش کنید تا به برنامه‌ریزی خود پایبند باشید و در مسیر رسیدن به هدف‌های خود گام بردارید.
