آموزش اکسل ( Excel ) - قسمت پنجم - مبانی سلول

هر زمان که با اکسل کار می‌کنید، اطلاعات – یا محتوا – را وارد سلول می‌کنید. سلول‌ها عناصر اصلی ساخت یک کتاب کار هستند. برای محاسبه، تجزیه و تحلیل و سازماندهی داده‌ها در Excel، باید اصول سلول‌ها و محتوای سلول‌ها را یاد بگیرید. در ادامه این آموزش از حرفه‌ای همراه ما باشید.

اختیاری: کتاب کار عملی ما را دانلود کنید.

درک سلول‌ها

هر صفحه کار از هزاران مستطیل تشکیل شده است که سلول نامیده می‌شوند. سلول‌ تقاطع یک ردیف و یک ستون است. به عبارت دیگر، این مکان همان جایی است که یک ردیف و ستون به هم می‌رسند.

ستون‌ها با حروف (A ، B ، C) مشخص می‌شوند ، در حالی که ردیف‌ها با اعداد (۱ ، ۲ ، ۳) مشخص می‌شوند. هر سلول‌ براساس ستون و ردیف خود نام خاص خود را دارد. در مثال زیر، سلول انتخاب شده ستون C و سطر ۵ را قطع می‌کند، بنابراین آدرس سلول C5 است.

توجه داشته باشید که آدرس سلول نیز در Name Box در گوشه بالا سمت چپ نشان داده می‌شود، و هنگام انتخاب سلول، ستون سلول و عناوین ردیف برجسته می‌شوند.

همچنین می‌توانید همزمان چند سلول را انتخاب کنید. گروهی از سلول‌ها به عنوان محدوده سلولی شناخته می‌شوند. شما به جای یک آدرس سلول‌ منفرد، به یک محدوده سلول‌ با استفاده از آدرس سلول اولین و آخرین سلول در محدوده سلول، که با یک : (علامت نقل قول) جدا شده است، مراجعه خواهید کرد. به عنوان مثال، یک محدوده سلولی که شامل سلول‌های A1 ، A2 ، A3 ، A4 ، A5 است به صورت A1: A5 نوشته می‌شود. به محدوده‌های مختلف سلول در زیر نگاهی بیندازید:

محدوده سلول‌ A1: A8

محدوده سلول‌ A1: F1

محدوده سلول‌ A1: F8

انتخاب سلول:

برای وارد کردن یا ویرایش محتوای سلول، ابتدا باید سلول را انتخاب کنید.

۱) برای انتخاب یک سلول کلیک کنید. در مثال ما سلول‌ D9 را انتخاب می‌کنیم.

۲) یک حاشیه در اطراف سلول انتخاب شده ظاهر می‌شود، عنوان ستون و عنوان سطر برجسته می‌شود. سلول‌ انتخاب شده باقی خواهد ماند تا زمانی که روی سلول دیگری در کتاب کار کلیک کنید.

نکته: همچنین می‌توانید سلول‌ها را با استفاده از کلیدهای جهت دار روی صفحه کلید خود انتخاب کنید.

انتخاب محدوده سلول:

بعضی اوقات ممکن است بخواهید گروه بزرگتری از سلول‌ها یا یک محدوده سلول‌ را انتخاب کنید.

۱) ماوس را کلیک کرده و بکشید تا همه سلول‌های مجاور که می‌خواهید انتخاب کنید برجسته شوند. در مثال ما، محدوده سلول‌ B5: C18 را انتخاب خواهیم کرد.

۲) ماوس را رها کنید تا محدوده سلول مورد نظر را انتخاب کنید. سلول‌ها انتخاب می‌شوند تا زمانی که روی سلول دیگری در کتاب کار کلیک کنید.

محتوای سلول:

هر اطلاعاتی که در صفحه گسترده وارد کنید در سلول‌ ذخیره می‌شود. هر سلول می‌تواند شامل انواع مختلفی از محتوا، از جمله متن، قالب بندی، فرمول‌ها و توابع باشد.

متن: سلول‌ها می‌توانند شامل متن، مانند حروف، اعداد و تاریخ‌ها باشند.

ویژگی‌های قالب بندی: سلول‌ها می‌توانند حاوی ویژگی‌های قالب بندی باشند که نحوه نمایش حروف، اعداد و تاریخ‌ها را تغییر می‌دهد. به عنوان مثال، درصدها می‌تواند ۰.۱۵ یا ۱۵٪ باشد. حتی می‌توانید متن یا رنگ پس زمینه سلول را تغییر دهید.

فرمول‌ها و توابع: سلول‌ها می‌توانند شامل فرمول‌ها و توابع باشند که مقادیر سلول‌ را محاسبه می‌کنند. در مثال ما، SUM (B2: B8) مقدار هر سلول را در محدوده سلول B2: B8 اضافه می‌کند و کل را در سلول B9 نشان می‌دهد.

درج محتوا:

۱) برای انتخاب یک سلول کلیک کنید. در مثال ما، سلول F9 را انتخاب می‌کنیم.

۲) چیزی را در سلول انتخاب شده تایپ کنید سپس Enter را روی صفحه کلید خود فشار دهید. محتوا در سلول‌‌ و نوار فرمول ظاهر می‌شود. همچنین می‌توانید محتوای سلول را در نوار فرمول وارد و ویرایش کنید.

حذف (یا پاک کردن) محتوای سلول:

۱) سلول(ها) را با محتوایی که می‌خواهید حذف کنید انتخاب کنید. در مثال ما، محدوده سلول‌ A10: H10 را انتخاب خواهیم کرد.

۲) دستور Clear را در برگه Home انتخاب کنید، سپس روی Clear Contents کلیک کنید.

۳) محتویات سلول حذف خواهد شد.

نکته: همچنین می‌توانید با استفاده از کلید Delete در صفحه کلید، محتوا را از چندین سلول به طور هم زمان حذف کنید. کلید Backspace فقط یکبار محتوا را از یک سلول حذف می‌کند.

حذف سلول‌ها:

تفاوت مهمی بین حذف محتوای سلول و حذف خود سلول‌ وجود دارد. اگر کل سلول را حذف کنید، سلول‌های زیر آن تغییر مکان می‌دهند تا جای خالی را پر کرده و سلول‌های حذف شده را جایگزین کنند.

۱) سلول‌(های) مورد نظر برای حذف را انتخاب کنید. در مثال ما، A10: H10 را انتخاب می‌کنیم.

۲) دستور Delete را از سربرگ Home در Ribbon انتخاب کنید.

۳) سلول‌های زیر تغییر مکان داده و شکاف‌ها را پر می‌کنند.

کپی و جایگذاری محتوای سلول:

اکسل به شما امکان می‌دهد از محتوای وارد شده در صفحه گسترده خود کپی کرده و این محتوا را در سلول‌های دیگر جایگذاری کنید، که می‌تواند در وقت شما صرفه جویی کند.

۱) سلول‌(های) مورد نظر برای کپی را انتخاب کنید. در مثال ما، F9 را انتخاب می‌کنیم.

۲) دستور Copy را در برگه Home کلیک کنید، یا Ctrl + C را روی صفحه کلید فشار دهید.

۳) سلول(ها) را در جایی که می‌خواهید محتوا را در آن جای دهید، انتخاب کنید. در مثال ما، F12: F17 را انتخاب می‌کنیم. سلول (های) کپی شده دارای یک جعبه چین دار در اطراف آنها است.

۴) دستور Paste را در برگه Home کلیک کنید، یا Ctrl + V را روی صفحه کلید فشار دهید.

۵) محتوا در سلول‌های انتخاب شده جایگذاری می‌شود.

دسترسی به گزینه‌های جایگذاری اضافی:

همچنین می‌توانید به گزینه‌های اضافی Paste دسترسی پیدا کنید، که به خصوص هنگام کار با سلول‌هایی که حاوی فرمول یا قالب بندی هستند بسیار مناسب است. برای دیدن این گزینه‌ها فقط روی پیکان کشویی موجود در دستور Paste کلیک کنید.

به جای انتخاب دستورات از Ribbon، می‌توانید با کلیک راست، سریع به دستورات دسترسی پیدا کنید. به سادگی سلول(های) مورد نظر برای قالب بندی را انتخاب کنید، سپس کلیک راست کنید. یک منوی کشویی ظاهر می‌شود، در آنجا چندین دستور را پیدا می‌کنید که روی Ribbon نیز قرار دارند.

برش و چسباندن محتوای سلول:

برخلاف کپی و جایگذاری، که محتوای سلول را کپی می‌کند، برش به شما امکان می‌دهد محتوا را بین سلول‌ها جابجا کنید.

۱) سلول(های) مورد نظر برای برش را انتخاب کنید. در مثال ما، G5: G6 را انتخاب می‌کنیم.

۲) کلیک راست کرده و دستور Cut را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید از دستورات موجود در برگه Home استفاده کنید، یا Ctrl + X را روی صفحه کلید فشار دهید.

۳) سلول‌هایی را که می‌خواهید محتوا را در آن جایگذاری کنید انتخاب کنید. در مثال ما، F10: F11 را انتخاب می‌کنیم. سلول‌های برش خورده اکنون یک جعبه تکه تکه دارند.

۴) کلیک راست کرده و دستور Paste را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید از دستور در برگه Home استفاده کنید، یا Ctrl + V را روی صفحه کلید خود فشار دهید.

۵) محتوای بریده شده از سلول‌های اصلی حذف شده و در سلول‌های انتخاب شده جایگذاری می‌شود.

کشیدن و رها کردن سلول‌ها:

به جای برش، کپی و جایگذاری، می‌توانید سلول‌ها را بکشید و رها کنید تا محتوای آنها منتقل شود.

۱) سلول‌(های) مورد نظر برای انتقال را انتخاب کنید. در مثال ما، H4: H12 را انتخاب می‌کنیم.

۲) ماوس را روی مرز ‌سلول(های) انتخاب شده قرار دهید تا ماوس به یک اشاره‌گر با چهار فلش تغییر کند.

۳) سلول‌ها را به مکان مورد نظر کلیک کرده و بکشید. در مثال ما، آنها را به G4: G12 منتقل خواهیم کرد.

۴) ماوس را رها کنید سلول‌ها در مکان انتخاب شده رها می‌شوند.

استفاده از handle:

اگر از محتوای سلول‌ در سلول‌های مجاور در همان ردیف یا ستون کپی می‌کنید، handle گزینه مناسبی برای دستورات کپی و چسباندن است.

۱) سلول(های) حاوی محتوایی را که می‌خواهید استفاده کنید انتخاب کنید، سپس ماوس را در گوشه پایین سمت راست سلول قرار دهید تا handle نمایش داده شود.

۲) handle را کلیک کرده و بکشید تا همه سلول‌هایی که می‌خواهید پر کنید انتخاب شوند. در مثال ما، G13: G17 را انتخاب می‌کنیم.

۳) ماوس را آزاد کنید تا سلول‌های انتخاب شده پر شود.

ادامه یک سری با handle:

از handle نیز می‌توان برای ادامه یک سری استفاده کرد. هر زمان که محتوای یک سطر یا ستون از یک ترتیب متوالی پیروی می‌کند، مانند اعداد (۱ ، ۲ ، ۳) یا روزها (Monday, Tuesday, Wednesday) ، handle می‌تواند حدس بزند که چه موارد بعدی در این مجموعه وجود دارد. در بیشتر موارد، قبل از استفاده از handle ، باید چندین سلول را انتخاب کنید تا به Excel کمک کنید تا ترتیب مجموعه را تعیین کند. بیایید نگاهی به مثالی بیندازیم:

۱) محدوده سلولی را که شامل مجموعه مورد نظر برای ادامه کار است انتخاب کنید. در مثال ما، E4: G4 را انتخاب می‌کنیم.

۲) برای ادامه سری، handle را کلیک کرده و بکشید.

۳) ماوس را رها کنید اگر اکسل این سری را درک کرده باشد، در سلول‌های انتخاب شده ادامه می‌یابد. در مثال ما، اکسل Part 4, Part 5, Part 6 را به H4:J4 اضافه کرد.