آموزش اکسل (Excel ) – قسمت بیشتم – گروه‌ها و جمع جزء (Subtotal)

صفحه کارهایی با محتوای زیاد، گاهی اوقات احساس طاقت فرسایی می‌دهند و حتی خواندن آنها دشوار می‌شود. خوشبختانه، اکسل می‌تواند داده‌ها را در گروه‌ها سازماندهی کند، به شما این امکان را می‌دهد بخش‌های مختلف صفحه کار خود را به راحتی نشان داده و پنهان کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از دستور Subtotal گروه‌های مختلف را خلاصه کرده و یک طرح کلی برای صفحه کار خود ایجاد کنید.

اختیاری: این فایل اکسل را دانلود کنید.

ردیف‌ها یا ستون‌های گروهی:

۱) ردیف‌ها یا ستون‌هایی را که می‌خواهید گروه بندی کنید، انتخاب کنید. در این مثال ستون‌های B  C و D را انتخاب می‌کنیم.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۲) برگه Data را روی Ribbon انتخاب کرده و سپس روی دستور Group کلیک کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۳) ردیف‌ها یا ستون‌های انتخاب شده گروه بندی می‌شوند. در این مثال، ستون‌های B  C و D گروه بندی می‌شوند.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

نکته: برای لغو گروه بندی داده‌ها، ردیف‌ها یا ستون‌های گروه بندی شده را انتخاب کنید، سپس دستور Ungroup را کلیک کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

پنهان کردن و نمایش گروه‌ها:

۱) برای پنهان کردن یک گروه، روی علامت منفی کلیک کنید، همچنین به عنوان دکمه پنهان کردن جزئیات شناخته می‌شود.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۲) گروه پنهان خواهد شد. برای نمایش یک گروه پنهان، روی علامت مثبت کلیک کنید، همچنین به عنوان دکمه نمایش جزئیات شناخته می‌شود.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

ایجاد Subtotal

دستور Subtotal به شما این امکان را می‌دهد به طور خودکار گروه‌ها را ایجاد کنید و از توابع مشترک مانند SUM ، COUNT و AVERAGE برای خلاصه کردن داده‌های خود استفاده کنید. به عنوان مثال، دستور Subtotal می‌تواند به شما کمک کند تا هزینه لوازم اداری را براساس نوع موجودی بزرگ محاسبه کنید. این یک سلسله مراتب از گروه‌ها ایجاد می‌کند، که به عنوان طرح کلی شناخته می‌شود، برای کمک به سازماندهی صفحه کار شما.

تذکر: قبل از استفاده از دستور Subtotal، داده‌های شما باید به درستی مرتب شوند، بنابراین ممکن است بخواهید برای کسب اطلاعات بیشتر، درس ما را در مرتب سازی داده‌ها مرور کنید.

ایجاد یک جمع جزء :

در مثال ما، از دستور Subtotal با فرم سفارش تی شرت برای تعیین تعداد تی شرت در هر اندازه (کوچک، متوسط ، بزرگ و خیلی بزرگ) (Small, Medium, Large, and X-Large) استفاده خواهیم کرد. این یک طرح کلی برای صفحه کار ما با یک گروه برای هر اندازه تی شرت ایجاد می‌کند و سپس تعداد کل پیراهن‌های هر گروه را می‌شمارد.

۱) ابتدا صفحه کار خود را بر اساس داده‌هایی که می‌خواهید جمع کنید، مرتب کنید. در این مثال، برای هر اندازه تی شرت یک زیر مجموعه ایجاد خواهیم کرد، بنابراین صفحه کار ما بر اساس اندازه تی شرت از کوچکترین به بزرگترین مرتب شده است.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۲) برگه Data را انتخاب کنید، سپس روی دستور Subtotal کلیک کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۳) صفحه Subtotal ظاهر می‌شود. برای انتخاب ستونی که می‌خواهید جمع فرعی کنید، روی فلش کشویی برای قسمت “:At each change in” کلیک کنید. در مثال ما، T-Shirt Size را انتخاب می‌کنیم.

۴) برای انتخاب تابعی که می‌خواهید استفاده کنید، روی پیکان کشویی قسمت :Use function کلیک کنید. در مثال ما، COUNT را برای شمارش تعداد پیراهن‌های سفارش داده شده در هر اندازه انتخاب می‌کنیم.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۵) در قسمت :Add subtotal to ستونی را که می‌خواهید زیر مجموع محاسبه شده در آن ظاهر شود، انتخاب کنید. در مثال ما، T-Shirt Size را انتخاب می‌کنیم. وقتی از انتخاب‌های خود راضی هستید، برروی OK کلیک کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۶) صفحه کار به صورت گروه بندی شده و جمع جزء در زیر هر گروه ذکر خواهد شد. در مثال ما، داده‌ها اکنون بر اساس اندازه تی شرت گروه بندی شده‌اند و تعداد پیراهن‌های سفارش داده شده در آن اندازه در زیر هر گروه ظاهر می‌شود.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

مشاهده گروه‌ها براساس سطوح:

هنگامی که زیر جمع جزء را ایجاد می‌کنید، صفحه کار شما به سطوح مختلف تقسیم می‌شود. با کلیک روی دکمه‌های سطح در سمت چپ صفحه کار، می‌توانید بین این سطوح جابجا شوید تا به سرعت کنترل کنید که چه اطلاعاتی در صفحه کار نمایش داده می‌شود. در مثال ما، در طرح اصلی خود بین هر سه سطح جابجا خواهیم شد. در حالی که این مثال فقط شامل سه سطح است، اکسل می‌تواند تا هشت سطح را در خود جای دهد.

۱) برای نمایش کمترین جزئیات روی پایین ترین سطح کلیک کنید. در مثال ما، سطح ۱ را انتخاب می‌کنیم که فقط شامل Grand Count یا تعداد کل تی شرت‌های سفارش داده شده است.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۲) برای گسترش جزئیات، روی سطح بعدی کلیک کنید. در مثال ما، سطح ۲ را انتخاب می‌کنیم که شامل هر ردیف فرعی است اما داده‌های دیگر را از صفحه کار پنهان می‌کند.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۳) برای مشاهده و گسترش همه داده‌های صفحه کار خود، روی بالاترین سطح کلیک کنید. در مثال ما، سطح ۳ را انتخاب می‌کنیم.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

نکته: همچنین می‌توانید از دکمه‌های Show Detail و Hide Detail برای نمایش و پنهان کردن گروه‌های موجود در طرح کلی استفاده کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

حذف Subtotal:

گاهی اوقات ممکن است نخواهید جمع subtotal ها را در صفحه کار خود نگه دارید، خصوصاً اگر می‌خواهید داده‌ها را به روش‌های مختلف دوباره سازماندهی کنید. اگر دیگر نمی‌خواهید از subtotal استفاده کنید، باید آن را از صفحه کار خود حذف کنید.

۱) برگه Data را انتخاب کنید، سپس روی دستور Subtotal کلیک کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

۲) صفحه Subtotal ظاهر می شود. روی حذف همه کلیک کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

 

۳) همه داده‌های صفحه کار از گروه بندی خارج می‌شوند و subtotal حذف می شوند.

 

 

نکته: برای حذف همه گروه‌ها بدون حذف جمع جزء، روی فلش کشویی دستور Ungroup کلیک کنید ، سپس Clear Outline را انتخاب کنید.

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

چالش!!

۱) این فایل اکسل را دانلود کنید.

۲) روی برگه Challenge در پایین سمت چپ کتاب کار کلیک کنید.

۳) کتاب کار را بر اساس Grade از کوچکترین به بزرگترین مرتب کنید.

۴) از دستور Subtotal برای گروه بندی در هر تغییر در Grade استفاده کنید. از تابع SUM استفاده کنید و جمع جزءها را به مقدار جمع شده اضافه کنید.

۵) سطح ۲ را انتخاب کنید تا فقط جمع جزءها و کل Grade را مشاهده کنید.

۶) وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید به این شکل باشد:

آموزش اکسل (Excel ) - قسمت بیشتم - گروه‌ها و زیر مجموعه‌ها

منبع: gcfglobal

 

 

قبلی «
بعدی »

من در رشته مهندسی کامپیوتر تحصیل کردم.

    دیدگاهتان را بنویسید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

    جدیدترین مطالب