با افزودن محتوای بیشتر به یک صفحه کار، سازماندهی این اطلاعات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌شود. با مرتب سازی داده‌های خود می‌توانید به سرعت یک صفحه کار را مرتب کنید. به عنوان مثال، می‌توانید لیستی از اطلاعات تماس را براساس نام خانوادگی سازماندهی کنید. محتوا را می‌توان به ترتیب حروف الفبا، عددی و از چند طریق دیگر مرتب کرد.
اختیاری: این فایل اکسل را دانلود کنید.
انواع مرتب سازی
هنگام مرتب سازی داده‌ها، مهم است که ابتدا تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید این مرتب سازی بر روی کل صفحه کار اعمال شود یا فقط در یک محدوده خاصی از سلول‌ها.
- مرتب سازی برگه (Sort sheet) همه داده‌های صفحه کار را با یک ستون سازماندهی می‌کند. هنگام استفاده از مرتب سازی، اطلاعات مرتبط در هر ردیف با هم نگهداری می‌شوند. در مثال زیر، بر اساس ستون Contact Name (ستون A) مرتب شده است تا نام‌ها را به ترتیب حروف الفبا نمایش دهد.
- مرتب سازی محدوده (Sort range) داده‌ها را در محدوده‌ای خاص از سلول‌ها مرتب می‌کند، که می‌تواند هنگام کار با صفحه‌ای که شامل چندین جدول است، مفید باشد. مرتب سازی محدوده بر محتوای دیگر صفحه کار تأثیری نخواهد داشت.
مرتب سازی برگه (sort a sheet):
در مثال زیر، فرم سفارش تی شرت را بر اساس نام خانوادگی (Last Name) (ستون C) مرتب می‌کنیم.
۱) در ستونی که می‌خواهید مرتب کنید، یک سلول را انتخاب کنید. در مثال زیر، سلول C2 را انتخاب می‌کنیم.
۲) زبانه Data را روی Ribbon انتخاب کنید، سپس روی دستور A-Z برای مرتب سازی از A به Z یا دستور Z-A برای مرتب سازی از Z به A کلیک کنید. در مثال زیر، A را به Z مرتب می‌کنیم.
۳) کاربرگ براساس ستون انتخاب شده مرتب خواهد شد. در مثال زیر، کاربرگ بر اساس نام خانوادگی مرتب شده است.
مرتب سازی محدوده (Sort range)
در مثال زیر، جدول جداگانه‌ای را در فرم سفارش تی شرت برای مرتب سازی تعداد پیراهن‌هایی که در تاریخ‌های مختلف سفارش داده شده‌اند، انتخاب می‌کنیم.
۱) محدوده سلولی را که می‌خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در مثال زیر، محدوده سلول G2: H6 را انتخاب خواهیم کرد.
۲) برگه Data را روی Ribbon انتخاب کرده و سپس روی دستور Sort کلیک کنید.
۳) صفحه مرتب سازی ظاهر می‌شود. ستونی را که می‌خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در مثال زیر، می‌خواهیم داده‌ها را بر اساس تعداد سفارشات تی شرت مرتب کنیم، بنابراین سفارشات (Orders) را انتخاب می‌کنیم.
۴) ترتیب مرتب سازی (صعودی یا نزولی) را تعیین کنید. در مثال زیر از Largest to Smallest (سایز بزرگ به کوچک) استفاده خواهیم کرد.
۵) هنگامی که از انتخاب خود راضی بودید، برروی تأیید کلیک کنید.
۶) محدوده سلول بر اساس ستون انتخاب شده مرتب خواهد شد. در مثال زیر، ستون سفارشات از بالاترین به پایین‌ترین طبقه بندی می‌شود. توجه داشته باشید که محتوای بقیه جاهای کاربرگ تحت تأثیر این مرتب سازی قرار نگرفته است.
تذکر: اگر داده‌های شما به درستی مرتب نشده‌اند، مقادیر سلول خود را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید به درستی در صفحه کار وارد شده‌اند. حتی یک اشتباه تایپی کوچک می‌تواند هنگام مرتب سازی یک صفحه کار بزرگ مشکل ایجاد کند. در مثال زیر، فراموش کردیم که یک خط تیره در سلول A18 بگنجانیم، و این باعث می‌شود که مرتب سازی ما اشتباه از آب در بیاید.
مرتب سازی سفارشی
بعضی اوقات ممکن است متوجه شوید که گزینه‌های مرتب سازی پیش فرض نمی‌توانند داده‌هایتان را براساس آنچه که مد نظرتان است مرتب سازی کند. خوشبختانه، اکسل به شما این امکان را می‌دهد یک لیست سفارشی برای تعریف ترتیب مرتب سازی خود ایجاد کنید.
یک نوع مرتب سازی سفارشی ایجاد کنید:
در مثال زیر، می‌خواهیم صفحه کار را بر اساس اندازه تی شرت (ستون D) مرتب کنیم. یک مرتب سازی منظم اندازه‌ها را به ترتیب حروف الفبا سازماندهی می‌کند، که نادرست است. در عوض، یک لیست سفارشی برای مرتب سازی از کوچکترین به بزرگترین ایجاد خواهیم کرد.
۱) در ستونی که می‌خواهید مرتب کنید، یک سلول را انتخاب کنید. در مثال ما سلول D2 را انتخاب می‌کنیم.
۲) تب Data را انتخاب کرده و سپس بر روی دستور Sort کلیک کنید.
۳) صفحه مرتب سازی ظاهر می‌شود. ستونی را که می‌خواهید مرتب کنید انتخاب کنید، سپس لیست سفارشی (…Custom List) را از قسمت سفارش (Order) انتخاب کنید. در مثال زیر، مرتب سازی بر اساس اندازه تی شرت (T-Shirt Size) را انتخاب می‌کنیم.
۴) صفحه لیست‌های سفارشی(Custom List) ظاهر می‌شود. از کادر Custom Lists: لیست جدید (NEW LIST) را انتخاب کنید.
۵) موارد را به ترتیب دلخواه در کادر List entries: تایپ کنید. در مثال ما، می‌خواهیم داده‌های خود را بر اساس اندازه تی شرت (T-Shirt Size) از کوچک به بزرگ مرتب کنیم، بنابراین Small -> Medium -> Large -> X-Large را تایپ می‌کنیم، بعد از هر مورد Enter را روی صفحه کلید فشار می‌دهیم.
۶) برای ذخیره ترتیب مرتب سازی جدید، روی Add کلیک کنید. لیست جدید به کادر Custom list: اضافه می‌شود. مطمئن شوید لیست جدید انتخاب شده است، سپس روی تأیید کلیک کنید.
۷) صفحه لیست‌های سفارشی بسته خواهد شد. برای انجام مرتب سازی سفارشی، روی OK در کادر محاوره‌ای مرتب سازی کلیک کنید.
۸) صفحه کار بر اساس سفارش سفارشی مرتب خواهد شد. در مثال ما، صفحه کار اکنون با اندازه تی شرت از کوچکترین تا بزرگترین سازمان یافته است.
سطوح مرتب سازی
اگر به کنترل بیشتری بر نحوه مرتب سازی داده‌های خود نیاز دارید، می توانید چندین سطح را به هر مرتب سازی دیگری اضافه کنید. با این کار می‌توانید داده‌های خود را براساس بیش از یک ستون مرتب کنید.
اضافه کردن سطح:
در مثال زیر، ما صفحه کار را بر اساس اندازه تی شرت (T-Shirt Size) (ستون D) مرتب می‌کنیم، سپس بر اساس (Homeroom) (ستون A).
۱) در ستونی که می‌خواهید مرتب کنید، یک سلول را انتخاب کنید. در مثال ما، سلول A2 را انتخاب می‌کنیم.
۲) روی تب Data کلیک کنید، سپس دستور مرتب سازی را انتخاب کنید.
۳) صفحه مرتب سازی ظاهر می‌شود. اولین ستونی را که می‌خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در این مثال، ما بر اساس اندازه تی شرت (ستون D) با لیست سفارشی که قبلاً برای قسمت Order ایجاد کرده بودیم، مرتب خواهیم کرد.
۴) روی Add Level کلیک کنید تا ستونی دیگر برای مرتب سازی اضافه شود.
۵) ستون بعدی را که می‌خواهید مرتب کنید انتخاب کنید ، سپس برروی OK کلیک کنید. در مثال ما، مرتب سازی بر اساس #Homeroom (ستون A) است.
۶) صفحه کار بر اساس ترتیب انتخاب شده مرتب خواهد شد. در مثال ما، سفارشات بر اساس اندازه تی شرت مرتب سازی می‌شوند. در هر گروه از اندازه‌های تی شرت، دانش آموزان بر اساس شماره اتاق (#Homeroom) مرتب سازی می‌شوند.
نکته: اگر لازم است ترتیب مرتب سازی چند سطحی را تغییر دهید، کنترل اینکه کدام ستون ابتدا مرتب شود آسان است. به سادگی ستون مورد نظر را انتخاب کنید، سپس روی فلش Move Up یا Move Down کلیک کنید تا اولویت آن تنظیم شود.
چالش!
۱) این فایل اکسل را دانلود کنید.
۲) روی برگه Challenge در پایین سمت چپ کتاب کار کلیک کنید.
۳) برای جدول اصلی، یک مرتب سازی سفارشی ایجاد کنید که براساس درجه (Grade) از کوچکترین به بزرگترین و سپس بر اساس نام Camper (Camper Name) از A به Z مرتب شود.
۴) برای قسمت اطلاعات اضافی ( Additional Information) مرتب سازی بر اساس مشاور (Counselor) (ستون H) از A تا Z را انجام دهید.
۵) وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید به این شکل باشد:
منبع: gcfglobal