یک تابع یک فرمول از پیش تعریف شده است که محاسبات را با استفاده از مقادیر خاص به ترتیب خاص انجام می‌دهد. اکسل شامل بسیاری از توابع متداول است functionsکه می‌تواند برای یافتن سریع جمع، میانگین، شمارش، کمترین مقدار و بیشترین مقدار برای یک محدوده سلول مورد استفاده قرار گیرد. برای استفاده صحیح از توابع، باید قسمت‌های مختلف یک تابع و نحوه ایجاد آرگومان برای محاسبه مقادیر و مراجع سلول را درک کنید.
اختیاری: این فایل اکل را دانلود کنید.
قسمت‌های یک تابع
برای عملکرد صحیح، یک تابع باید به روش خاصی نوشته شود که آن را syntax می‌نامند. syntax اساسی برای یک تابع، علامت برابر (=)، نام تابع (به عنوان مثال SUM) و یک یا چند آرگومان است. آرگومان‌ها حاوی اطلاعاتی هستند که می‌خواهید برای محاسبه از آنها استفاده کنید. تابع در مثال زیر مقادیر محدوده سلول A1: A20 را جمع می‌کند.
کار با آرگومان‌ها
آرگومان‌ها می‌توانند به سلولهای جداگانه و محدوده سلول اشاره داشته باشند و باید درون پرانتز قرار گیرند. بسته به syntax مورد نیاز برای توابع، می‌توانید یک آرگومان یا چند آرگومان وارد کنید.
به عنوان مثال، تابع (AVERAGE(B1:B9= میانگین مقادیر موجود در محدوده سلولهای B1:B9 را محاسبه می‌کند. این تابع فقط شامل یک آرگومان است.
آرگومان‌ها باید با کاما از هم جدا شوند. به عنوان مثال، تابع (SUM(A1:A3, C1:C2, E1= مقادیر همه سلول‌ها را در سه آرگومان با هم جمع می‌کند.
ایجاد یک تابع
توابع مختلفی در اکسل موجود است. در ادامه برخی از رایج‌ترین توابعی که در اکسل استفاده می‌شوند را بیان می‌کنیم:
- SUM: این تابع تمام مقادیر سلولهای موجود در آرگومان را جمع می‌کند.
- AVERAGE: این تابع میانگین مقادیر موجود در آرگومان را تعیین می‌کند. مجموع سلول‌ها را محاسبه می‌کند و سپس آن مقدار را بر تعداد سلولهای موجود در آرگومان تقسیم می‌کند.
- COUNT: این تابع تعداد سلولهای دارای داده عددی موجود در آرگومان را محاسبه می‌کند. این عملکرد برای شمارش سریع موارد در محدوده سلول مفید است.
- MAX: این تابع بالاترین مقدار سلول موجود در آرگومان را تعیین می‌کند.
- MIN: این تابع کمترین مقدار سلول موجود در آرگومان ر تعیین می‌کند.
یجاد تابع با استفاده از دستور AutoSum:
دستور AutoSum به شما این امکان را می‌دهد رایج‌ترین توابع را از جمله SUM ، AVERAG ، COUNT ، MAX و MIN به طور خودکار وارد فرمول خود کنید. در مثال زیر، از تابع SUM برای محاسبه هزینه کل لیست مواردی که اخیراً سفارش داده شده‌اند، استفاده خواهیم کرد.
۱) سلولی را که قرار است تابع را در آن بنویسیم انتخاب می‌کنیم. در مثال ما سلول D13 را انتخاب می‌کنیم.
۲) در گروه Editing در صفحه Home، روی پیکان کنار دستور AutoSum کلیک کنید. در مرحله بعد، تابع دلخواه را از فهرست کشویی انتخاب کنید. در مثال ما ، Sum را انتخاب می‌کنیم.
۳) اکسل تابع را در سلول قرار می‌دهد و به طور خودکار یک محدوده سلول را برای آرگومان انتخاب می‌کند. در مثال ما، سلولهای D3: D12 به طور خودکار انتخاب شدند. مقادیر آنها برای محاسبه کل هزینه جمع می‌شود. اگر اکسل محدوده سلول را اشتباه انتخاب کرد، می‌توانید سلولهای مورد نظر را به صورت دستی وارد کنید.
۴) Enter را روی صفحه کلید فشار دهید. تابع محاسبه می‌شود و نتیجه در سلول ظاهر می‌شود. در مثال ما، مجموع D3: D12 برابر ۷۶۵.۲۹ دلار شد.
نکته: به دستور AutoSum نیز می‌توان از تب Formulas در Ribbon دسترسی پیدا کرد.
همچنین می‌توانید به جای دستور AutoSum از میانبر =+Alt صفحه کلید استفاده کنید. برای استفاده از این میانبر، کلید Alt را نگه دارید و سپس علامت برابر (=) را فشار دهید.
وارد کردن یک تابع به صورت دستی:
اگر نام تابع را از قبل می‌دانید، می‌توانید به راحتی آن را تایپ کنید. در مثال زیر (شمارش کلی کوکی‌ها)، ما از تابع AVERAGE برای محاسبه میانگین تعداد واحدهای فروخته شده توسط هر گروه استفاده خواهیم کرد.
۱) سلولی را که قرار است فرمول را در آن بنویسد انتخاب کنید. در مثال ما، سلول C10 را انتخاب می‌کنیم.
۲) علامت برابر (=) را تایپ کنید، سپس نام تابع مورد نظر را وارد کنید. همچنین می‌توانید هنگام تایپ کردن، تابع دلخواه را از لیست توابع پیشنهادی که در زیر سلول نشان داده می‌شود، انتخاب کنید. در مثال ما، AVERAGE= را تایپ می‌کنیم.
۳) محدوده سلول را برای آرگومان داخل پرانتز وارد کنید. در مثال ما (C3:C9) را تایپ خواهیم کرد. این فرمول مقادیر سلولهای C3:C9 را جمع می‌کند، سپس آن مقدار را بر تعداد کل مقادیر در محدوده تقسیم می‌کند.
۴) Enter را روی صفحه کلید خود فشار دهید. تابع محاسبه می‌شود و نتیجه در سلول ظاهر می‌شود. در مثال ما، متوسط تعداد واحدهای فروخته شده توسط هر نیرو ۸۴۹ واحد است.
تذکر: اکسل همیشه به شما نمی‌گوید که آیا فرمول شما خطایی دارد یا خیر، بنابراین شما هستید که باید همه فرمول‌های خود را بررسی کنید.
کتابخانه توابع
در حالی که صدها توابع در اکسل وجود دارد، توابعی که بیشتر از همه استفاده خواهید کرد به نوع داده‌های کتاب کار شما بستگی دارد. نیازی به یادگیری تک تک توابع نیست، اما بررسی برخی از انواع مختلف توابع هنگام ایجاد پروژه‌های جدید به شما کمک می‌کند. حتی می‌توانید از کتابخانه توابع در برگه فرمول‌ها برای مرور توابع بر اساس دسته بندی، از جمله مالی، منطقی، متن و تاریخ و زمان استفاده کنید.
برای دسترسی به Function Library، برگه Formulas را روی Ribbon انتخاب کنید. به دنبال گروه Function Library بگردید.
| ۱ | Insert Function | اگر در یافتن توابع مناسب مشکل دارید، دستور Insert Function به شما این امکان را می‌دهد با استفاده از کلمات کلیدی توابع را جستجو کنید. |
| ۲ | AutoSum Command | دستور AutoSum به شما این امکان را می‌دهد تا نتایج توابع رایج مانند SUM ، AVERAGE و COUNT را به صورت خودکار برگردانید. |
| ۳ | Recently Used | دستور Recently Used به شما امکان دسترسی به توابعی را می‌دهد که اخیراً با آنها کار کرده‌اید. |
| ۴ | Financial | گروه مالی شامل توابعی برای محاسبات مالی مانند تعیین پرداخت (PMT) یا نرخ بهره برای وام (RATE) است. |
| ۵ | Logical | توابع موجود در دسته منطقی، آرگومان‌ها را برای یک مقدار یا شرط بررسی می‌کنند. به عنوان مثال، اگر سفارشی بیش از ۵۰ دلار باشد، برای حمل ۴.۹۹ دلار اضافه کنید. اگر بیش از ۱۰۰ دلار باشد، هزینه حمل و نقل (IF) را پرداخت نکنید. |
| ۶ | Text | دسته Text شامل توابعی است که برای انجام کارهایی مانند تبدیل متن به حروف کوچک (LOWER) یا جایگزینی متن (REPLACE)، در آرگومان‌ها با متن کار می‌کنند. |
| ۷ | Date & Time | گروه تاریخ و زمان شامل توابع برای کار با تاریخ و زمان است و نتایج مانند تاریخ و زمان فعلی (NOW) یا ثانیه‌ها (SECOND) را بر می‌گرداند. |
| ۸ | Lookup & Reference | دسته Lookup & Reference شامل توابعی است که نتایج را برای یافتن و ارجاع اطلاعات باز می‌گرداند. به عنوان مثال، می‌توانید یک پیوند اضافی به یک سلول (HYPERLINK) اضافه کنید یا مقدار تقاطع ردیف و ستون خاص را بازگردانید (INDEX). |
| ۹ | Math & Trig | دسته Math & Trig توابع آرگومان‌های عددی را شامل می‌شود. به عنوان مثال، می‌توانید مقادیر (ROUND) را گرد کنید، مقدار پی (PI) را پیدا کنید، ضرب کنید (PRODUCT) و زیر جمع (SUBTOTAL). |
| ۱۰ | More Functions | توابع بیشتر شامل توابع اضافی تحت دستههای آماری، مهندسی، مکعب، اطلاعات و سازگاری است. |
وارد کردن یک تابع از کتابخانه:
در مثال زیر، ما از تابع COUNTA برای شمارش تعداد کل موارد در ستون Items استفاده خواهیم کرد. برخلاف COUNT، از COUNTA می‌توان برای شمارش سلول‌هایی که حاوی داده‌هایی از هر نوع و نه فقط داده‌های عددی هستند، استفاده کرد.
۱) سلولی را که قرار است فرمول را در آن وارد کنید، انتخاب کنید. در مثال ما سلول B17 را انتخاب می‌کنیم.
۲) برای دسترسی به کتابخانه توابع، روی برگه Formulas در Ribbon کلیک کنید.
۳) از گروه Function Library، دسته توابع مورد نظر را انتخاب کنید. در مثال ما، More Functions را انتخاب می‌کنیم، سپس موس را روی Statistic قرار می‌دهیم.
۴) تابع مورد نظر را از فهرست کشویی انتخاب کنید. در مثال ما، تابع COUNTA را انتخاب خواهیم کرد، که تعداد سلولهای ستون Items را محاسبه می‌کند.
۵) صفحه Function Arguments ظاهر می‌شود. قسمت Value1 را انتخاب کنید، سپس سلولهای مورد نظر را وارد کنید یا انتخاب کنید. در مثال ما، محدوده سلول A3: A12 را وارد خواهیم کرد. می‌توانید در قسمت Value2 به افزودن آرگومان ادامه دهید، اما در این حالت ما فقط می‌خواهیم تعداد سلولهای محدوده A3: A12 را حساب کنیم.
۶) وقتی راضی بودید، برروی Ok کلیک کنید.
۷) تابع محاسبه می‌شود و نتیجه در سلول ظاهر می‌شود. در مثال ما، نتیجه نشان می‌دهد که ۱۰ مورد سفارش داده شده است.
دستور Insert Function
در حالی که Function Library مکانی عالی برای مرور توابع است، اما گاهی اوقات ترجیح می‌دهید به جای آن توابع را جستجو کنید. با استفاده از دستور Insert Function می‌توانید این کار را انجام دهید. بسته به نوع توابع که دنبال آن هستید، ممکن است آزمون و خطا طول بکشد، اما با تمرین دستور Insert Function می‌تواند روشی قدرتمند برای یافتن سریع یک تابع باشد.
استفاده از دستور Insert Function :
در مثال زیر، ما می‌خواهیم تابعی را پیدا کنیم که تعداد روزهای کاری را که برای دریافت اقلام پس از سفارش آنها لازم است محاسبه کند. ما برای محاسبه زمان تحویل در ستون G از تاریخ موجود در ستون E و F استفاده خواهیم کرد.
۱) سلولی را که می‌خواهید فرمول را در آن وارد کنید، انتخاب کنید. در مثال ما سلول G3 را انتخاب می‌کنیم.
۲) روی برگه Formulas در Ribbon کلیک کنید، سپس دستور Insert Function را کلیک کنید.
۳) صفحه درج تابع ظاهر می‌شود.
۴) چند کلمه کلیدی را برای توصیف محاسبه مورد نظر برای عملکرد تایپ کنید، سپس روی Go کلیک کنید. در مثال ما، ما تعداد روز (count days) را تایپ خواهیم کرد، اما شما همچنین می‌توانید با انتخاب یک دسته از لیست کشویی جستجو کنید.
۵) نتایج را بررسی کنید تا تابع مورد نظر را پیدا کنید، سپس روی تأیید کلیک کنید. در مثال ما، NETWORKDAYS را انتخاب خواهیم کرد که تعداد روزهای کاری بین تاریخ سفارش داده شده و تاریخ دریافت را محاسبه خواهد کرد.
۶) صفحه‌ی Function Arguments ظاهر می‌شود. از اینجا می‌توانید سلول‌هایی را که آرگومان‌های موجود در تابع را تشکیل می‌دهند وارد کنید یا انتخاب کنید. در مثال ما، E3 را در قسمت Start_date و F3 را در قسمت End_date وارد می‌کنیم.
۷) وقتی راضی بودید، برروی Ok کلیک کنید.
۸) تابع محاسبه می‌شود و نتیجه در سلول ظاهر می‌شود. در مثال ما، نتیجه نشان می‌دهد که دریافت سفارش چهار روز کاری طول کشیده است.
نکته: مانند فرمول‌ها، توابع را می‌توان در سلولهای مجاور کپی کرد. به سادگی سلول حاوی تابع را انتخاب کنید، سپس Handle را روی سلول‌هایی که می‌خواهید پر کنید کلیک کرده و بکشید. تابع کپی می‌شود و مقادیر مربوط به آن سلول‌ها نسبت به سطرها یا ستون‌های آنها محاسبه می‌شود.
چالش!
۱) این فایل اکسل را دانلود کنید!
۲) روی برگه Challenge در پایین سمت چپ کتاب کار کلیک کنید.
۳) در سلول F3، تابعی برای محاسبه میانگین چهار نمره در سلولهای B3:E3 را وارد کنید.
۴) با استفاده از Handle تابع خود در سلول F3 را در سلول F4: F17 کپی کنید.
۵) در سلول B18، از AutoSum برای قرار دادن تابعی استفاده کنید که کمترین امتیاز را در سلولهای B3:B17 محاسبه کند.
۶) در سلول B19، از Function Library برای قرار دادن تابعی استفاده می‌شود که میانه (median) نمرات سلولهای B3:B17 را محاسبه کند. نکته: با رفتن به More Functions> Statistic می‌توانید عملکرد میانه را پیدا کنید.
۷) در سلول B20، یک تابع برای محاسبه بالاترین امتیاز در سلولهای B3:B17ایجاد کنید.
۸) سلولهای B18: B20 را انتخاب کنید، سپس از Handle استفاده کنید تا هر سه تابع را که به تازگی ایجاد کرده‌اید در سلولهای C18: F20 کپی کنید.
۹) وقتی کارتان تمام شد، فایل اکسل شما باید به این شکل باشد:
منبع: gcfgloba
